اکسس (Access) چیست و چه فرقی با اکسل دارد؟
اکسس (Microsoft Access) یک نرمافزار بانک اطلاعاتی رومیزی است که داده را در جدولهای مرتبط نگه میدارد و با فرم، کوئری و گزارش روی آن کار میکند. پرسش «اکسس چیست» معمولاً از جایی میآید که فایل اکسل سنگین و پر از ردیف تکراری شده است. اکسس برای داده‌ای ساخته شده که باید سال‌ها بماند، چند نفر همزمان در آن ثبت کنند و گزارش منظم بدهد.
- اکسس چیست و چهار جزء اصلی آن چه کاری می‌کنند
- مرز دقیق بین اکسل و اکسس، در یک جدول مقایسه
- کاربردهای واقعی اکسس در واحد اداری و انبار
- پیش‌نیاز یادگیری و مسیر گام‌به‌گام
خیلی از کارمندهای اداری یک فایل اکسل دارند که سال‌به‌سال بزرگ‌تر شده است: چند شیت، ستون‌های تکراری، نام مشتری که در سه جا سه شکل نوشته شده و فرمولی که دیگر کسی جرئت نمی‌کند دستش بزند. نقطه‌ای که این فایل از کنترل خارج میشود، همان نقطه‌ای است که باید سراغ بانک اطلاعاتی رفت.
اکسس چیست و از چه اجزایی ساخته شده؟
اکسس عبارت است از یک سیستم مدیریت بانک اطلاعاتی رابطه‌ای که در بستهٔ آفیس مایکروسافت عرضه میشود و داده را به‌جای «یک برگهٔ بزرگ»، در چند جدول مرتبط ذخیره میکند. هر جدول یک موضوع دارد و جدول‌ها از طریق یک کلید به هم وصل می‌شوند؛ مثلاً جدول مشتری، جدول سفارش و جدول کالا سه موضوع جدا هستند و نام مشتری فقط یک‌بار در کل بانک نوشته میشود.
چهار جزء کاری اکسس اینها هستند:
- جدول (Table) — جایی که داده واقعاً ذخیره میشود، با نوع مشخص برای هر ستون.
- کوئری (Query) — پرسشی که روی داده اجرا می‌کنید: «سفارش‌های پرداخت‌نشدهٔ این ماه کدامند؟»
- فرم (Form) — صفحهٔ ورود داده برای کاربری که نباید مستقیم با جدول کار کند.
- گزارش (Report) — خروجی مرتب و قابل چاپ، با گروه‌بندی و جمع.
همین تقسیم‌کار، تفاوت اصلی اکسس با یک فایل محاسباتی است: در اکسل شما داده و محاسبه و نمایش را در یک جا قاتی می‌کنید، در اکسس هر کدام جای خودش را دارد.
جمع‌بندی: اکسس داده را ساختارمند نگه میدارد تا بعداً بتوان به آن اعتماد کرد.
اکسس و اکسل چه فرقی دارند؟
این دو رقیب هم نیستند؛ دو ابزار برای دو مرحله از کار با داده‌اند. جدول زیر مرز عملی را روشن میکند.
| معیار | اکسل | اکسس |
|---|---|---|
| کار اصلی | محاسبه، تحلیل و نمودار | ذخیره و مدیریت داده |
| ساختار داده | برگه و سلول، بدون رابطه | جدولهای مرتبط با کلید |
| داده تکراری | زیاد میشود و کنترلش دستی است | با رابطه‌ها حذف میشود |
| ورود داده توسط چند نفر | دردسردار | با فرم و سطح دسترسی |
| حجم مناسب | داده‌های محدود و موقت | داده‌ای که سال‌ها می‌ماند |
| گزارش منظم و تکرارشدنی | هر بار دستی ساخته میشود | یک‌بار طراحی، همیشه اجرا |
قاعدهٔ ساده: اگر داده را «نگه می‌دارید» سراغ اکسس بروید، اگر داده را «تحلیل می‌کنید» اکسل کافی است.
در شرکت، اکسس کجا به کار میآید؟
اکسس جایی می‌درخشد که نیاز، یک برنامهٔ کوچک و اختصاصی است و خرید نرمافزار سازمانی توجیه ندارد. نمونه‌های رایج در واحدهای اداری ایران:
- بانک اطلاعات مشتری و سابقهٔ تماس‌ها، به‌جای چند فایل پراکنده
- ثبت ورود و خروج کالا در انبار و گزارش موجودی
- بایگانی قرارداد و نامه با جست‌وجوی سریع
- ثبت‌نام و حضور و غیاب دوره‌های آموزشی
- گزارش‌های دوره‌ای که هر ماه با همان قالب لازم میشود
یک مهارت جانبی هم مهم است: خواندن داده از نرمافزار حسابداری و مرتب‌کردن آن. اگر کارتان مالی است، کار با نرمافزار حسابداری مکمل طبیعی اکسس است.
برای یادگیری اکسس چه پیش‌نیازی لازم است؟
برخلاف تصور رایج، برای شروع اکسس به دانش برنامهنویسی نیاز ندارید. سه پیش‌نیاز واقعی اینهاست: آشنایی با ویندوز و فایل، تجربهٔ کار با جدول در اکسل، و کمی حوصله برای فکرکردن به ساختار داده پیش از ساختن آن.
- مهارت پایهٔ رایانه را ببندیداگر ویندوز و فایل برایتان جا نیفتاده، دورهٔ مقدماتی ICDL نقطهٔ شروع درست است.
- اکسل را تا سطح جدول و فیلتر یاد بگیریدمفهوم ستون، نوع داده و فیلتر در دورهٔ آموزش اکسل همان چیزی است که در اکسس بازش می‌کنید.
- ساختار داده را روی کاغذ بکشیدپیش از باز کردن نرمافزار، موضوع‌ها و رابطه‌هایشان را بنویسید. این مرحله بیشترین وقت را میگیرد و بیشترین خطا را میگیرد.
- اول فرم و کوئری، بعد گزارشوقتی ورود داده درست شد، گزارش‌گرفتن کار ساده‌ای است.
مرجع رسمی مایکروسافت هم برای مرور مفاهیم پایه در دسترس است: راهنمای Microsoft Access.
در دورهٔ اکسس چه مهارت‌هایی به دست میآید؟
سرفصل‌های کاربردی که در واحد اداری بیشترین بازده را دارند:
- طراحی جدول و انتخاب نوع داده برای هر ستون
- برقراری رابطه میان جدول‌ها و جلوگیری از داده تکراری
- نوشتن کوئری برای فیلتر، گروه‌بندی و محاسبه
- ساخت فرم ورود داده برای کاربری که اکسس نمی‌داند
- طراحی گزارش قابل چاپ با جمع و گروه‌بندی
- گرفتن و بازگرداندن نسخهٔ پشتیبان
این مجموعه، کنار اکسل و ورد، همان چیزی است که در آگهی‌های استخدام زیر عنوان «تسلط به آفیس» خواسته میشود. تکمیل این سه در رزومه اثر محسوسی دارد؛ مهارت‌های ورد برای کار اداری ضلع سوم آن است. فهرست کامل مسیرها در لیست دوره‌های فناوری اطلاعات آمده است.
دوره‌های رایانهٔ بازتاب علم زیر نظر سازمان آموزش فنی و حرفهای کشور برگزار میشود و در پایان، گواهینامهٔ همان سازمان صادر میشود؛ مدرکی که با کد ملی قابل استعلام است.
شرح کارتان را بگویید؛ مشاور آموزشی سطح فعلی‌تان را می‌سنجد و مسیر و زمان‌بندی مناسب را اعلام میکند.
سؤالات متداول
اکسس چیست و به زبان ساده چه کاری میکند؟
اکسس یک نرمافزار بانک اطلاعاتی رومیزی از بستهٔ آفیس است که داده را در جدولهای مرتبط نگه میدارد. با آن میتوانید فرم ورود داده بسازید، با کوئری از داده پرسش بپرسید و گزارش منظم و قابل چاپ بگیرید؛ کاری که در یک فایل اکسل بزرگ بهسختی قابل کنترل است.
برای یادگیری اکسس باید برنامهنویسی بدانم؟
نه. بخش اصلی اکسس با محیط گرافیکی ساخته میشود و جدول، کوئری، فرم و گزارش بدون کدنویسی قابل طراحیاند. دانش برنامهنویسی فقط در سطح پیشرفته و برای خودکارسازی به کار میآید، نه برای شروع.
اکسس جای اکسل را میگیرد؟
نه، جای آن را نمیگیرد و قرار هم نیست بگیرد. اکسل برای محاسبه و تحلیل است و اکسس برای ذخیره و مدیریت داده. در عمل داده در اکسس نگه داشته میشود و برای تحلیل و نمودار به اکسل منتقل میشود.
مدرک دورهٔ اکسس در رزومه ارزش دارد؟
گواهینامهٔ سازمان آموزش فنی و حرفهای کشور قابل استعلام است و در آگهیهایی که «تسلط به آفیس» میخواهند، نشانهٔ روشنی از سطح مهارت شماست. اثر واقعی وقتی بیشتر میشود که اکسل و ورد را هم در کنارش داشته باشید.
دورهٔ اکسس چقدر طول می‌کشد و چطور برگزار میشود؟
طول دوره به سطح ورودی شما بستگی دارد و در مشاورهٔ پیش از ثبت‌نام مشخص میشود. برگزاری هم حضوری در میدان المپیک تهران و هم آنلاین امکان‌پذیر است و زمان کلاس با هماهنگی تعیین میشود؛ برای شرایط روز تماس بگیرید.
[…] زد، قدم بعدی بانک اطلاعاتی است؛ مرز این دو ابزار در اکسس چیست و چه فرقی با اکسل دارد باز شده […]